O formulário W-9 do IRS cita o nome, endereço e número de identificação do contribuinte de cada contratante independente que fornece bens ou serviços a um empregador. Ele é usado para solicitar o nome correto e o Número de Identificação do Contribuinte, ou TIN, do trabalhador.
Os contratados independentes devem receber os formulários 1099-NEC do empregador após o final do ano fiscal, e você não pode emitir os formulários 1099-NEC a menos que obtenha primeiro um formulário W-9 preenchido de cada um deles contendo essas informações necessárias.
É uma forma muito básica, mas você deve entender as implicações da informação. Abaixo, encontre um detalhamento abrangente do Formulário W-9.
Definição e Exemplo do Formulário W-9
O formulário W-9 é semelhante ao formulário W-4 que um empregador pediria a um funcionário para preencher, cheio de informações que seriam necessárias para calcular a retenção de impostos de seus contracheques. Além das informações de identificação do contribuinte, o Formulário W-9 pede que o contratante indique se ele opera como uma empresa individual, uma corporação, uma parceria ou uma sociedade de responsabilidade limitada de um único membro.
O formulário W-9 também pede ao contratante que certifique que ele é um cidadão americano ou estrangeiro residente . Se for residente de outro país, pode ser necessário preencher o Formulário W-8 .
Quem usa o formulário W-9?
Apenas contratados e fornecedores independentes preencherão o Formulário W-9. A distinção entre eles e os funcionários é importante: um funcionário é qualquer pessoa cujo trabalho você ou sua empresa controla. Alguém que atende seus telefones como recepcionista, por exemplo, provavelmente é um funcionário se você definir o horário e ditar o que eles devem fazer enquanto estão no relógio.
Os funcionários não precisam de formulários 1099-NEC. Em vez disso , você relataria seus ganhos e remuneração no Formulário W-2 .
Mas um zelador contratado que limpa nos fins de semana quando você não está aberto para negócios, por exemplo, e que o faz às vezes a seu critério, provavelmente é um contratado independente. Eles exigiriam um Formulário 1099-NEC. Alguém que você contrata para criar um site para sua empresa provavelmente também seria um contratado independente, porque você não controla quando e como eles funcionam. Seu relacionamento comercial consiste em apenas uma ou poucas tarefas isoladas.
Como empregador, você controla a remuneração de um funcionário – você determina quando e se ele tem direito a um aumento. Um empreiteiro, por outro lado, está essencialmente administrando seu próprio negócio e eles podem aumentar suas taxas sempre que quiserem, sem a sua aprovação, embora você esteja livre para recusar seus serviços e usar outro empreiteiro mais barato.
Você não precisa incorrer em impostos sobre a folha de pagamento em nome de empreiteiros, então muitas empresas consideram que esse é o relacionamento melhor e mais barato. Mas você não pode pagar alguém como contratado independente sem incorrer em multas fiscais, a menos que o indivíduo atenda a todos os requisitos legais de um contratado independente e claramente não seja um funcionário.
Entre em contato com o Internal Revenue Service (IRS) se não tiver certeza de como classificar alguém que realiza um trabalho para você. A organização pode ajudar a fazer a distinção se você fornecer o Formulário SS-8 , uma solicitação para que o IRS tome a decisão por você.
Você não precisa emitir formulários 1099-NEC para C e S-corporations ou para entidades de quem você compra produtos para revenda. Os pagamentos feitos a empreiteiros e fornecedores por cartão de débito, cartão de crédito ou por meio de terceiros, como o PayPal, também estão isentos porque o IRS usa um método diferente para rastrear essas transações. Eles são relatados no Formulário 1099-K .
Onde obter o formulário W-9
O formulário W-9 pode ser baixado do site do IRS ou seus contratados podem preencher o formulário interativamente on-line e simplesmente imprimi-lo quando estiver concluído.
Uma vez preenchidos, os formulários W-9 devem ser enviados diretamente ao empregador. Como empregador, incentive os contratados a obter seus Formulários W-9 preenchidos de maneira segura, pois eles contêm informações confidenciais. Esses dados devem ser mantidos o mais privados e seguros possível para minimizar o risco de cair em mãos erradas.
A transmissão de um formulário W-9 preenchido como um anexo de arquivo inseguro para um e-mail não é recomendado. Peça para recebê-lo por correio, entrega em mãos ou como anexo de arquivo protegido por senha.
O que fazer se você não receber o formulário W-9
É uma boa prática solicitar que contratados independentes forneçam os Formulários W-9 preenchidos assim que você souber que farão negócios juntos. É muito fácil deixar essas solicitações passarem até janeiro, quando você precisará delas.
Você pode não querer fazer negócios com um indivíduo que não quer lhe dar um Formulário W-9. Este tipo de situação pode ser visto como uma bandeira vermelha. Por exemplo, você pode ser responsabilizado por penalidades se elas estiverem sujeitas à retenção de backup e você não souber disso, portanto, não o faz conforme necessário. O formulário também pede esta informação.
Para economizar tempo e esforço, baixe seu próprio suprimento de formulários W-9 em branco para que você possa simplesmente distribuí-los conforme necessário quando contratar serviços com qualquer pessoa.
Requisitos para arquivar o formulário W-9
As instruções para os formulários 1099-MISC e 1099-NEC do Internal Revenue Service (IRS) explicam as várias situações e detalhes mais sutis que exigem que as empresas emitam esses formulários. Você deve preencher, arquivar e emitir este formulário para todos os contratados a quem você pagou $ 600 ou mais durante o ano fiscal.
- O formulário W-9 do IRS é mais comumente preenchido por contratados independentes e é usado para solicitar o nome correto e o número de identificação do contribuinte, ou TIN, do trabalhador
- O formulário é apresentado a um empregador ou empresa, não ao IRS.
- As empresas usam as informações fornecidas no Formulário W-9 para preparar e emitir os Formulários 1099-NEC após o encerramento do ano fiscal, detalhando o que foi pago a cada contratado.
- Você deve emitir os Formulários 1099-NEC para os contratados a quem pagou US$ 600 ou mais durante o ano fiscal, portanto, precisará dos Formulários W-9 desses indivíduos.